Öğrenciyken e-posta yoluyla ulaşmanın faydalarını öğrenmiştim; şu anda kendim birçok soğuk e-posta alıyorum. İşte nasıl iyi bir tane yazılacağı burada bulunuyor.
Ulusal bir yüksek lisans programını yönetiyorum ve her hafta aday doktora öğrencilerinden çok sayıda e-posta alıyorum. Bu başvuru sahiplerinin hem disiplinim olan iklim bilimindeki akademik geçmişlerini hem de bulunduğum merkezin yaptığı araştırmaya olan ilgilerini ve araştırmayı anlama biçimlerini değerlendiriyorum. Bütün değerlendirme kriterlerine uyan güzel yazılmış bir başvuru elime ulaştığında içten bir neşe deneyimliyorum. Bu tarz e-postaları, basit bir ‘Bu öğrenci iyi!’ eklemesiyle bir meslektaşıma ilettiğim olmuştur.
Yönetmekte olduğum program; ulusal üniversitelerin ulusal ve uluslararası araştırma partnerlerinin bulunduğu bir araştırma konsorsiyumu olan Avustralya Araştırma Konseyi Üstünlük Merkezi’nin parçasıdır. Lisansüstü öğrencilerimiz beş üye üniversiteden birine kayıtlıdır; ancak temel araştırma ve iletişim becerileri, profesyonel gelişim, mentorluk ve liderlik fırsatlarını uyarlanmış müfredat olarak sağlamak, kurumlar arası lisansüstü programımızın bir parçasıdır.
Soğuk bir e-posta attıktan sonra başarılı olduğum bir kişisel deneyimim oldu. Avustralya’nın Sidney şehrinde bulunan Macquire Üniversitesi’nde doktora yaparken biraz endüstriyel deneyim kazanmak ve bursum dışında ek gelir elde etmek için yarı zamanlı iş aramaya başladım. Bir danışmanımın önerisi üzerine yerel bir hava kalite denetleme şirketine soğuk bir e-posta gönderdim. Birkaç gün içinde mülakata davet edildim ve araştırmamla paralel bir alanda yarı zamanlı görev teklif edildi. Yalnızca ihtiyacım olan parayı kazanmakla kalmadım, aynı zamanda 20 yıl sonrasında da yakın ilişkilerimin devam ettiği bağlantılar kurdum.
Doktora sorgularımdaki kadar soğuk bir e-posta doktora sonrası fırsatlarında (postdoc pozisyonlar için doğru koşullar altında soğuk bir e-postalar işe yarayabilir) yardımcı olabilir veya eğer isterseniz araştırmanızla alakalı bir şey tartışmak ya da daha önce bağ kurmadığınız bir araştırmacıya soru sormak istediğinizde yardımcı olabilir.
Size, fark edilmenizi sağlayacak etkili bir soğuk e-postanın nasıl yazılacağına dair önerilerim burada bulunmaktadır.
Selamlama
E-postaya hemen “Sayın Bay/Bayan…” şeklinde başlamayın. Bu şekilde aldığım e-postaların sayısı oldukça cesaret kırıcı. Bilim alanında çalışan, odadaki tek kadın olma deneyimini yaşamış ve cinsiyet eşitliğini savunan biri olarak bu tarz e-postalar kalbimi kırıyor.
Cinsiyet hakkında tahminler yapmak yerine e-postanızda direkt ilgili kişinin ismi ile hitap edin. Resmiyet seviyeleri ülkeye ve kültüre göre değişiklik gösterse de “Sayın Prof./Dr.…” şeklinde resmi bir selamlama ile başlamak her zaman en iyisidir. Bazı ülkelerde akademisyenler profesör unvanını sadece o statüye ulaştıklarında kullanırken diğerleri ise bütün akademisyenler için profesör unvanını kullanmaktadır. Üniversite websitelerinde bulunan araştırmacılar listesine bakın ve orayı rehber olarak kullanın.
Araştırmacının imzasını nasıl attığına dikkat edin, bunu daha sonraki e-postalarda kullanabilirsiniz. Ben her zaman “Melissa” olarak bitiriyorum ve bu yüzden sizi ileriki iletişimimizde bana Melissa demeye davet ediyorum.
Gelişme
Burada kendinizle alakalı kısa bir girişi ve neden bu araştırmacı ile bu laboratuvarda doktora yapmak istediğinizi kısa ve öz bir biçimde aktarmanız gerekmektedir.
Özgeçmişinizin tamamını özetlemeyin. Bunun yerine, mevcut durumunuzu tanıtarak başlayın: “Kısa bir süre önce XX alanında yüksek lisansımı YY üniversitesinde tamamladım.” ardından geçmişinizin e-posta gönderdiğiniz kişinin araştırmasıyla nasıl örtüştüğünü detaylandırın.
Yakın zamanda yaptığınız araştırma deneyimlerinizden ve en önemlisi araştırma konusundaki ilgi alanlarınızdan ve bunların başvurduğunuz doktora programı ile nasıl örtüştüğünden bahsedin. İletişime geçtiğiniz kişinin özel uzmanlığını, alanının daha geniş bağlamı içinde anladığınızdan emin olun. Örneğin, “Sizinle iletişime geçiyorum çünkü iklim bilimi alanında uzmansınız.” söyleminden kaçının. İklim bilimi sahasında binlerce uzman vardır. İklim biliminin hangi alanıyla ilgileniyorsunuz? Niye özellikle bu araştırmacıyı seçtiniz? Doğrudan o kişinin ve grubunun projelerine ve yayınlarına atıfta bulunacak spesifik detaylar sunun.
Sizi bu alanda ideal doktora adayı yapacak becerilerinizi belirttiğinizden emin olun. Örneğin, disiplinimde programlama tecrübesi olan kişileri almakla ilgileniyoruz, bu yüzden aradığım özelliklerden biri de bu. İletişim kurduğunuz bütün akademisyenlere genel bir e-posta göndermek yerine e-postanızı her alıcıya göre uyarlayın. Bu, yayınlarından birinin başlığını eklemekten daha fazlasıdır. Onların çalışmalarını okuduğunuzu kanıt olarak göstermek ve onların çalışmalarıyla niye ilgilendiğinizi belirtmek istersiniz.
Buna bir örnek şu şekilde olabilir:
Sayın Prof. İdeal Doktora Danışmanı,
Rastgele Üniversitesi’nde Mükemmel Bilim Bölümü’nde yüksek lisans öğrencisiyim. Mükemmel bilimi ilerletmek için sofistike araştırma yönteminin uygulanmasına ilişkin makalenizi ilgiyle okudum ve özellikle sofistike araştırma yönteminde yaptığınız iyileştirmelerle ilgilendim.
Yüksek lisans tezim çok yönlü araştırma metodunu bilgilendirmek için oldukça etkileyici verileri kullanmaya yoğunlaşmıştır. Bu tez Prof. Yüksek Lisans Danışmanı danışmanlığında yürütülmüştür. Çok etkileyici bir veri setinin sofistike araştırma yönteminin performansını önemli ölçüde artırdığını tespit ettik ve bu araştırmayı Journal of Excellent Science’a sunmayı planlıyorum. Tezim, özgeçmişim ve akademik transkriptlerimi bu e-postanın ekinde bulabilirsiniz.
Mükemmel Bilim alanında doktora fırsatlarını araştırıyorum ve şu anda yeni öğrenciler alıyor musunuz diye sormak için yazıyorum. Mükemmel Bilim’de yeni bilgiler keşfetmek amacıyla daha karmaşık araştırma yöntemini kullanan araştırmacı fırsatlarını bulmakla ilgileniyorum. Bu alandaki becerilerime ek olarak lisans programım vasıtasıyla bu alanla uyuşan bilgi birikimim bulunmaktadır ve yakından alakalı bir disiplinde yüksek lisans seviyesinde kurslar da aldım.
Araştırma grubunuz geçmiş deneyimlerim ve ilgi alanlarımla ideal bir şekilde uyum sağlıyor ve doktora fırsatlarını sizinle tartışma olanağına memnuniyet duyarım.
Saygılarımla,
Potansiyel Doktora Adayı
Ekler
Doktora başvuru sahibini düzgünce değerlendirebilmek için özgeçmişin ve akademik transkriptin kopyasını tercihen PDF formatında görmem gerekir. Üniversiteler, kullandıkları notlandırma sistemleri ve notları nasıl atadıkları konularında büyük ölçüde değişkenlik gösterir. Bir ülkede %70 puan sınıfın en iyisine yakın anlamına gelebilir ve diğerinde sınıfta kalmaya yakın olabilir. Bu yüzden, üniversitenizin notlandırma kriterlerinin bir kopyasını da eklemek yardımcı olabilir.
Özgeçmişiniz; eğitiminizi ve ilgili iş tecrübelerinizi, önceki öğrenim derecelerinden herhangi bir bağımsız araştırma bileşenlerinin detaylarını, sahip olduğunuz yayınlarınız ve hakemlerin iletişim bilgilerinin listesini içermelidir.
Bir soğuk e-posta başarı şansı az olan göz korkutucu bir manzara olarak görülebilir, ama eğer dikkatle ve kişisel olarak yazılırsa orada olduğunu bile bilmediğiniz kapıları açabilir.
Yazar: Melissa Hart
Çevirmen: Elif Atay
Editör: Elif Duymaz
Referans: Hart, M. (2023, March 20). How to cold e-mail for a PhD. https://doi.org/https://doi.org/10.1038/d41586-023-00786-8
